پیش از این مقالات متعددی در مورد اصول و فنون بایگانی، چگونگی بایگانی اسناد و مدارک، لوازم مورد نیاز برای آن، محل مناسب بایگانی و ... در وبلاگ پاپکو قرار دادیم. اما در این مطلب می خواهیم کمی ساده تر و کاربردی تر به آن بپردازیم. راهکارهایی تحت عنوان مدیریت موثر پرونده ها.

مدیریت موثر اسناد یا بایگانی موثر عبارت است از ذخیره‌ی اطلاعات در پوشه ها و پرونده ‌های طبقه ‌بندی ‌شده که در هر لحظه امکان دسترسی آسان به آنها را فراهم کند. ما نیز در این مطلب به چند راهکار ساده برای انجام آن اشاره می کنیم. پس ادامه مطلب را از دست ندهید.

1.        برگه ها و مدارک بی اهمیت را دور بریزید.

اینکه هر کاغذی به دستتان رسید را ذخیره کنید، منطقی نیست. نگاه کنید که آیا برگه ای که پیش رویتان است محتوای ارزشمندی دارد؟ آیا با پروژه ای مرتبط است؟ و یا در آینده مورد نیازتان قرار خواهد گرفت؟ این برگه ها و اسناد غیر قابل استفاده فقط شما را سردر گم می کند و چون اتلاف زمان برای پیدا کردن برگه ای که واقعا مهم است، نتیجه دیگری ندارد.

2.        پوشه ها و پرونده های مختلف را گروه بندی کنید.

پرونده هایی که مرتبط به یکدیگر هستند را در یک فایل قرار دهید و اسمی برای آن انتخاب کنید که معرف محتوای آن باشد.  حتی می توانید از کد رنگ (کالر کدینگ) برای دسته بندی پرونده ها استفاده کنید تا در یک نگاه به راحتی گروه مورد نظر را پیدا کنید.

3.        پرونده های مرتبط به هم را یکجا نگهداری کنید.

نامه های مرتبط به هم، اسناد پروژه ای مشخص، صورت جلسه مشتریان و یا اسناد و قراردادها را کنار هم در یک پوشه قرار دهید. با این کار به راحتی می توانید برگه مورد نظرتان را از میان انبوه کاغذهای بایگانی شده پیدا کنید.

4.        برگه های مربوط به وظایف انجام شده را از برگه های وظایف ناتمام جدا کنید.

اینکه روی میز کارتان پر باشد از برگه های مربوط به کارهای ناتمام، اصلا انرژی خوبی روی میز کارتان به گردش درنمی آورد. سعی کنید در بازه های زمانی مشخص، میز کارتان را بررسی کنید و اسناد و پرونده های ناتمام یا تمام شده را تفکیک و به محل بایگانی برگه هایتان منتقل کنید.

5.        پوشه ها بیش از ظرفیت شان پر نکنید.

اگر تعداد زیادی برگه یا پرونده را در یک پوشه قرار دهید، روند بایگانی را از حالت منظم و منطقی خود خارج می کنید. بهتر است آن را دسته بندی کنید و به زیرگروه های کوچکتری تقسیم کنید. مثلا موضوعات را الفبایی جدا کنید یا پرونده ها را بر حسب سال و ...

هدف از این کار داشتن یک فهرست مرتب از اسنادی است که بایگانی کرده ایم. به گونه ای که هر پوشه در برگیرنده پرونده های مشخصی باشد. دقت کنید اگر قرار است در یک پوشه کمتر از پنج سند یا برگه قرار گیرد، از تشکیل آن صرف نظر کنید.

6.        اسناد کاغذی خود را اسکن کرده و نسخه ‌های دیجیتالی تهیه کنید.

اگر فکر می کنید فضایی که برای بایگانی در نظر گرفته اید پاسخگوی حجم بالای اسنادتان نیست، برخی از آنها را که امضا یا مهر اصلی آن اهمیت ندارد را اسکن کنید و نسخه های دیجیتال آن را نگهداری کنید. پس حسابی دقت کنید که کدام قابلیت اسکن شدن دارد و کدام نه.